בחזרה לימי הקורונה: טיפים להפקת אירועים קטנים ומרגשים בקלות

בין אם אתם מתכננים בת מצווה, חתונה או מסיבת הפתעה לכבוד יום הנישואין ה-50 של ההורים, נראה שלאור חוסר הודאות ולאור ההגבלות המשתנות בכל יום או יומיים כדאי שתשקלו לערוך אירוע מצומצם ואינטימי למשפחה וחברים בלבד. נכון, תצטרכו להתכונן ולהיערך מראש ולפעול בהתאם למגבלות, אבל זה לא אומר שהאירוע שלכם יהיה פחות משמח או פחות מהנה.

איך מתכננים אירוע בתקופת הקורונה?

לצערינו, נראה שהקורונה כאן כדי להישאר ונצטרך ללמוד לחיות איתה. את האירוע נצטרך לתכנן בהתאם להגבלות ולנהלים ולכן חשוב להיערך מראש עם:

1. דברים בישראל משתנים מאוד מהר ולפעמים מהר מדי. אל תתביישו לבקש מהאורחים שיאשרו את הגעתם לאירוע. גם חמישה אורחים שמבטלים את הגעתם לאירוע, יכולים להוות סכום משמעותי שתוכלו לחסוך מההוצאות.
2. הסבירו לאורחים איפה ניתן למצוא חניה בקלות ובקרבת המקום (ציינו איפה יש גם חניה חינם ברחובות הסמוכים וגם חניה בתשלום בחניון). אין דבר שמרגיז יותר אורחים, מאשר לחפש חניה ולאחר לאירוע.
3. בקשו מהאורחים להציג בדיקות קורונה שליליות עד 3 ימים לפני האירוע. תמיד עדיף להיות מוגנים ולא לסיים את חגיגות עם בידוד מיותר. במידה ותרצו להקל על האורחים, תוכלו להזמין עמדת בדיקות ניידת שתבדוק את האורחים בכניסה לאירוע (התשובות מתקבלות תוך מספר דקות). נכון, זה כרוך בתשלום נוסף אך זה מקל על האורחים וחוסך מהם ביקור במרפאה השכונתית.

   

4. חלקו מסיכות בכניסה, גם אם כולם יצאו שליליים בבדיקות וגם אם כולם מחוסנים, מומלץ שיהיו מספיק מסיכות עבור האורחים שירצו לעטות אחת.
5. הניחו מספר בקבוקי אלכוג'ל לחיטוי הידיים במקומות שונים: על הבר, בכניסה, ביציאה מהשירותים. זה יעודד את האורחים לשמור על היגיינה.
6. וודאו מראש עם בעלי המקום כי יוכל לספק עבורכם את כל מה שצריך לאירוע – מפות, מרכזי שולחן, מעטפות, כספת ועוד.
7. הכינו דף קשר של כל נותני השירות – רכזו במקום אחד את כל מספרי הטלפון של נותני השירות, כך שאם תתעורר בעיה או עיכוב לא תצטרכו לחפש את המספר שלהם ולהילחץ. תוכלו להשאיר את הדף בידיו של קרוב משפחה ולתת לו לדאוג שהכל מתקתק כמו שצריך, בזמן שאתם נהנים עם האורחים.

איך משדרגים אירוע בזמן הקורונה?

1. הכינו לוח זמנים וספרו לאורחים (אפשר גם לציין זאת גם בהזמנה) מה יכלול האירוע – קבלת פנים, ארוחה, סרטון, נאומים וכו'. כך האורחים ירגישו מעורבות גדולה יותר ולא יעזבו באמצע.
2. מיתוג ועיצוב המקום – אין סיבה שלא תקשטו את המקום בו בחרתם לחגוג. תוכלו לעצב בעזרת בלונים, פרחים, קישוטים ואפילו תוכלו לעשות זאת בעצמכם באמצעות חנויות הסטוק או חנויות היצירה שמוכרות ערכות מיתוג מוכנות.
3. התאימו את האירוע למגוון הגילאים – אם חלק נכבד מהאורחים שלכם הוא ילדים, הכינו עבורם פעילות שתנעים את זמן כך שלא יבכו להורים שמשעמם להם. תוכלו להביא מפעיל או לארגן פינת יצירה עם דפים, צבעים וכמה מדבקות. אם חלק נכבד מהאורחים שלכם הוא אנשים מבוגרים, ככל הנראה שמוזיקה רועשת פחות תתאים ולכן התאימו את אופי המוזיקה אליהם או המעיטו במוזיקה רועשת מדי.

   

4. מבחינת אוכל – חשוב לוודא שאין אלרגיות לאף אחד מהאורחים ובמידה ויש חשוב לעדכן את בעל המקום כמה שיותר מוקדם. במידה ויש אורחים צמחוניים או טבעוניים, מומלץ להתאים להם מנות בתפריט. חשוב לבקש כי מנות הילדים יצאו כמה שיותר מהר או שיהיה להם מה לאכול לאורך כל האירוע, רב הילדים אוהבים מאכלים מוכרים ואהובים כמו צ'יפס, פלאפל, חומוס וכד'.
5. מבחינת צילומים ותמונות – כל אחד מאיתנו יכול היום להיות צלם מקצועי, עם כמה פילטרים במצלמה יכולות להיות תמונות מושלמות ועדיין אין תחליף לצלם מקצועי ועדשה איכותית. דברו על הצלם לפני האירוע והסבירו לו מה חשוב לכם לצלם: צילומי משפחה בהרכבים שונים (סבתא עם נכדים, זוגות, רק הגברים של המשפחה, רק הנשים), צילומי אוכל, צילומי תפיסת רגע ועוד. אם תסבירו מראש מה אתם רוצים שיצלמו, לא תופתעו כשתקבלו את התמונות ולא תגלו שיש יותר תמונות של אווירה ופחות תמונות של הדודה שושנה.
6. תדאגו שלאורחים שלכם יהיה איך להגיע – בשנים האחרונות, עקב הגברת האכיפה של משטרת ישראל, ובנוסף בגלל הגברת המודעות לתאונות הדרכים, נהייה ביקוש גבוה בשירות הסעות לאירועים.
   אנחנו מאוד ממליצים להזמין שירות זה מכיוון שמדובר בשירות win win לכל הצדדים. מצד אחד הנכם ממקסמים את כמות האורחים אשר יגיעו לאירוע שלכם , שביננו, זה הדבר שהכי חשוב לכם. בנוסף אתם שומרים על איכות הסביבה, דבר שמאוד חשוב היום.

   להזמנת הסעות לאירועים בעיר רמת גן תמיד מומלץ להזמין חברת הסעות ברמת גן, שמן הסתם צוות הנהגים שלה מכיר את העיר ככף ידו.

    

הטיפים ניתנו בשיתוף ובאדיבות מישל דיין, מסעדת רנו אמיליה ביסטרו ישראלי משפחתי במתחם הבורסה ברמת גן