אחת הדילמות הגדולות שעומדות בפני עסקים, בפרט עסקים חדשים וקטנים היא, היכן לשכור משרדים וכיצד לעשות זאת בצורה נכונה.
בדרך כלל, עסקים, בפרט קטנים, בין אם מדובר בעובדים במקצועות חופשיים (רואי חשבון, עורכי דין וכדומה) או חברות קטנות בתחומים שונים, מעדיפות לבחור בפונקציה של משרדים להשכרה או חללי עבודה משותפים, כפי שנציג מיד, מאשר בפונקציה של רכישת משרד משלהן, מסיבות כלכליות. רכישת מבנה מייקרת את העלויות וכן היא מחייבת את הרוכשים להישאר במקום, בעוד שהשכרת משרד, מאפשרת להם לעבור בכל עת שירצו.
לפני שנסביר על אופציות של משרדים להשכרה או השכרת חללי עבודה משותפים, חשוב לשים דגש לפרמטרים שונים שאמורים להשפיע על תהליך הבחירה. מדובר בפרמטרים כמו שטח המשרד, החלוקה הפנימית שלו, האזור בו הוא נמצא, תנאי תחבורה, וכן האם המשרד נמצא בסביבה עסקית מפותחת או בסביבת מגורים.
כל אחד מהפרמטרים שציינו, יכולים להשפיע על תהליך העבודה הסדיר, על הסיכוי שהעובדים יתמידו להישאר במקום עבודתם, וכן, על היכולת של הלקוחות להגיע אל המקום ולהישאר חלק ממארג הלקוחות של העסק.
דוגמאות של משרדים להשכרה
ישנם שתי חלוקות עיקריות בנושא של משרדים להשכרה. משרדים שעומדים בפני עצמם עבור בעל העסק ומשרדים שהם חלק מחלל עבודה משותף.
החלוקה הראשונה של משרדים להשכרה, הם למעשה הדוגמא הקלאסית, שמוכרת לנו מימים ימימה. הכוונה למשרדים שרק עסק אחד חולק אותם. בדרך כלל, מדובר על משרדים שנמצאים בבנייני משרדים, בין אם זה באזור עסקי ובין אם זה באזור מגורים. לחילופין, אנחנו יכולים למצוא משרדים שנמצאים במבני דירות. בעבר היה מקובל להשכיר דירות לבעלי עסקים והם היו הופכים אותם למשרד שלהם.
אנחנו יכולים למצוא היום גם אופציות נוספות, קצת פחות מקובלות, למשל, ישנם חניונים שמכילים גם משרדים, וכן אנחנו יכולים למצוא קניונים ומרכזי קניות שיש בהם משרדים. צריך לומר, שבדרך כלל מדובר על מרכזי קניות לא מוצלחים, שכן במרכזים כן מצליחים, השכירות היא מאוד גבוהה ולא משתלם לבעל משרד לשכור אותו.
החלוקה השנייה, חללי עבודה משותפים, זו דוגמא הרבה יותר חדשה, שתופסת תאוצה בשנים האחרונות. הרעיון מזכיר במובן מסוים "חלוקת מכולה". במקום שהעסק יישא בתוצאות של המכולה לבד, הוא שוכר חלק ממנה כשאת החלקים האחרים, שוכרים עסקים אחרים.
כך בדיוק עובד הרעיון של חללי עבודה משותפים. במקום שעסק ישכור משרד שלם לבד, הוא שוכר חדר או כמה חדרים, בזמן שעסקים אחרים שוכרים את החלקים הנותרים במקום. הם משתתפים בהוצאות השונות לתחזוקת המשרד, כך הם חוסכים לעצמם עלויות מאוד גבוהות.
אנחנו יכולים לא מעט סטארטאפים וכן בעלי מקצועות חופשיים שעובדים לבדם, אשר שוכרים משרדים בצורה כזו ובכך חוסכים לעצמם עלויות השכרה גבוהות של שכירת משרד רגיל.
