החיים לצד מגפת הקורונה יצרו אורח חיים מעט שונה ממה שכולנו הכרנו עם לא מעט הנחיות ומגבלות בתחום האישי והעסקי, במטרה לשמור הן על המשך תפקוד המשק והכלכלה והן על כמובן בריאות הציבור. ארגונים וחברות במשק אשר עברו לאחרונה יותר יותר לקונספט של "עבודה מהבית" בחרו שלא למהר ולהשיב את כלל עובדיהם למשרדי החברה, ונראה כי הגיף הטורדני Covid-19 יותיר אחריו הרגלי חיים ועבודה שונים גם הרבה אחרי שייעלם מחיינו.
טכנולוגיות דיגיטליות, דוגמת "זום" ואחרות, אשר סיפקו פתרון יעיל למפגשים וירטואליים רבי משתתפים בימי הסגר, לא הצליחו לספק מענה לנימה האישית הנדרשת לעתים במפגשים עסקיים ורבים הארגונים אשר למרות השינוי בהרגלי העבודה וצמצום הישיבות ופגישות העבודה, מבקשים עדיין לשמור על התקשורת האישית, המפגש הקרוב והאינטראקציות החמות שאין להן תחליף.
הנחיות משרד הבריאות האחרונות משרטטות קווים מסוימים עבור מפגשים מסוג זה, תוך הגדרה ברורה לכמות משתתפים, שמירה על מרחק פיזי וכמובן היגיינה אישית. עם זאת, ארגונים רבים מצאו כי קיים קושי בקיום ישיבות עבודה ומפגשים רבי משתתפים במסגרת הארגון – הצורך בחללים גדולים ומרווחים הרבה מעבר למשרדים חדרי הישיבות המשמשים בימות שגרה, העסקת צוותי ניקיון מיוחדים לחיטוי חלל המפגש לפני ואחרי כל ישיבה ומפגש ארגוני (במיוחד אם מוזמנים אליו גורמים חיצוניים בעלי חשיבות) כל אלה מביאים כאמור ארגונים רבים לחפש אחר פתרון מתאים.
פתרון אידיאלי שכזה קיים עם האפשרות של השכרת חדר ישיבות במתחמים ייעודים גדולים של משרדים וחדרי ישיבות להשכרה אשר מציעים בימים אלו לקיים מפגשים עסקיים שונים בהתאם לצורכי הלקוח ותוך הקפדה על הנחיות משרד הבריאות. באם תבחר לקיים ישיבה או מפגש עסקי במתחם חיצוני, מחוץ לכותלי הארגון שלך, הנה מספר טיפים חשובים שכדאי שתכיר לאיתור המקום המתאים:
- חנייה – ראשית כל כמובן יש לוודא כי המקום מספק חניה זמינה למשתתפים ולמוזמנים.
- נגישות – חשוב לבחור במקום בקרבה גאוגרפית סבירה למקום העבודה ולמשתתפים. במידה ומדובר בארגון המזמין עובדים המצויים בפריסה ארצית כדאי לבחור במיקום נוח באמצע הדרך, במתחם קרוב לנתיבי תנועה מרכזיים, קרבה לתחנת רכבת ו/או תחבורה ציבורית נוחה.
- הקפדה על ההנחיות – יש לוודא כי מדובר במקום הערוך לשמירה על כל הנחיות משרד הבריאות בנושא הקורונה, החל מבחירת חלל בגודל מתאים לכמות המשתתפים, סידור מקומות ישיבה על פי עקרונות שמירת מרחק, סימון מרחקים בחלל, ניקיון, חיטוי וכו'.
- רמת אירוח – החזרה לשגרת עבודה לאחר הסגר המתמשך והאיום הקיומי על לא מעט עסקים וארגונים מלווה בתחושת הצלחה וחגיגיות, ויציאה ממתחם הארגון לצורך מפגש מעוררת ציפיות. חשוב לבחור במתחם המספק חוויית אירוח מפנקת ומהנה.
- כלים טכנולוגיים – היציאה אל מחוץ לגבולות הארגון אינה מחייבת בסרבול ובנשיאת כלים טכנולוגיים המשמשים לישיבות ולפרזנטציות. חשוב לבחור במקום המספק רשת אינטרנט אלחוטית, מקרן, מערכת שמע ומדיה וכל צורך טכנולוגי אחר, שיאפשר הגעה עם המחשב הנייד האישי בלבד.
- כיבוד – כדאי לבחור במקום הספק עמדות קפה ומשקאות קלים וכן לתאם מראש הגשת כבודה לישיבה בהתאם לאורך הישיבה והמפגש. ניתן לשלב מגשי אירוח הכוללים מנות אישיות, הפסקה לארוחה משותפת ואפשרויות נוספות בהתאם לאופי המפגש.
>> מעוניינים לערוך בקרוב מפגש עסקי מיוחד? לחצו כאן.
