לא חשוב מהו גודלו של העסק שלכם, עליכם לתעד את שעות העבודה ואת ההעדרויות של העובדים שלכם וזאת על פי תיקון 24 לחוק הגנת השכר. כך אתם יכולים להבטיח שאתם שומרים על זכויות העובדים שלכם ואכן מוודאים שהם קיבלו את השכר המדויק המגיע לכם עבור עבודתם.
תיעוד שעות העבודה של העובדים
אם אתם מעסיקים מספר קטן של עובדים, סביר להניח שאת מעדיפים לתעד את הנוכחות באופן ידני. אך דעו לכם, שאתם יכולים לבצע טעויות ברישום ובכלל יכולות להתעורר כל מיני מחלוקות לגבי מהימנות הדיווח. כל אלה יכולים להוביל בסופו של דבר לתביעות מצד העובדים שלכם ואתם בוודאי לא רוצים להגיע למצב הזה. איך אפשר להתנהל בצורה נכונה יותר? באמצעות רכישת מערכת נוכחות לעסק קטן.
הטיפים שלנו לבחירת מערכת נוכחות
-בחרו באמצעי דיווח מהימן. זה יכול להיות שעון נוכחות שמעבירים בו כרטיס או שעון נוכחות ביומטרי. קחו בחשבון שלעלות הרכישה מתווספות עלויות נוספות כמו, התקנה ותחזוקה. כל אלה יכולים להגיע לאלפי שקלים. אגב, מלבד שעון נוכחות, אפשר גם להשתמש באפליקציה לדיווח נוכחות שמותקנת בטלפון הסלולרי של העובד. באמצעות האפליקציה, ניתן לזהות את המיקום של העובד בעת שהוא הכניס את הדיווח למערכת וכך להיות בטוחים שהוא אכן נמצא היכן שהוא באמת אמור להיות. הדיווח הוא כמובן אישי ורק העובד יכול לעשות אותו באמצעות הטלפון הסלולרי שלו. זאת בניגוד לדיווח באמצעות כרטיס עובד, שהעובד יכול להעביר אותו לחבר שלו על מנת שיחתים אותו עבורו.
- ניתוח שעות העבודה. הוא צריך להיות מבוצע על פי מערכת הנוכחות ולא על פי מערכת השכר. על כן, מומלץ לשים לב שהסכמי העבודה במקום העבודה נתמכים במלואם על ידי מערכת הנוכחות. כך תוכלו להיות בטוחים שיועבר תשלום מדויק על שעות עבודה, שעות נוספות וכו'.
- חיסכון משמעותי בעלויות הקשורות לתשתיות. תוכלו להתקין שעון נוכחות אינטרנטי. הוא פועל על מערכת בענן ואז תוכלו לקבל גישה באמצעות הטלפון הנייד או האינטרנט בכל זמן ומכל מקום. הדבר כמובן חוסך לכם את הצורך בהתקנת שעון פיזי שיורכב על הקיר וכמו כן חוסך תשלום על תשתיות להתקנת תוכנה ייעודית לשעון.
- גיבויים ועדכוני גרסה. אם בחרתם בשעון אינטרנטי, יהיו לכם כל הזמן עדכוני גרסה וגיבויים. אתם לא תצטרכו להעסיק איש מקצוע על מנת שיעשה אותם, שכן המערכת תבצע אותם בצורה אוטומטית.
- מערכת פשוטה וידידותית. בחרו מערכת נוכחות שתהיה קלה לשימוש וללא צורך בהדרכות לעובדים. אם אתם לא בטוחים באיזו מערכת לבחור, שווה לכם להתייעץ עם חברה שמספקת פתרונות הקשורים לדיווח נוכחות.
- פורטל שירות שיהיה לא רק למנהלים אלא גם לעובדים. הכוונה היא שלכל אחד תהיה גישה למידע שהוא זקוק לו. לדוגמה, העובד יוכל לצפות במידע האישי שלו וגם לעדכן נתונים בהתאם. כך גם המנהלים יוכלו לקבל גישה ולעדכן מידע הקשור לעובדים שלהם.
- דיווחי משימות. יש עסקים בהם נדרשים העובדים למסור דיווח לגבי המשימות שהם ביצעו. אתם רוצים להיות בטוחים שבחרתם במערכת שתאפשר את הדבר הזה.
- בקרה ושליטה. המערכת אמורה לספק לכם את כל המידע הנדרש. כמו כן, המערכת גם תפיק עבורכם דוחות למעקב אחר דיווחים שהוכנסו למערכת ואתם תוכלו לבצע שינויים אם יש צורך בכך.
