בכל עסקה עם לקוח יש להפיק עבורו חשבונית מס ו/או קבלה, בהתאם לסוג העוסק (מורשה או פטור), וחשוב להקפיד על כך אחרת מסתכנים בעבירה על החוק. עוסק מורשה חייב להפיק עבור הלקוח שלושה מסמכים שונים בגין כל עסקה ביניהם, אך בדרך כלל מפיקים חשבונית מס במקום חשבונית עסקה, ועוסק פטור שאינו רשאי לקזז מע"מ חייב להפיק קבלה תקנית בגין כל עסקה עם הלקוח.
את המסמכים השונים אפשר להפיק ללקוחות העסק באמצעות פנקסי חשבוניות וקבלות ידניים, תוכנה מקצועית להנהלת חשבונות או תוכנה לשירותי הנהלת חשבונות באינטרנט. כיום, בעלי עסקים רבים בוחרים להשתמש במערכות המתקדמות להפקת חשבוניות דיגיטליות בגלל יתרונות כמו חיסכון בעלויות, נוחות, שמירה על הסביבה ותדמית של עסק ירוק, אך חשוב לוודא כי בוחרים במערכת מאושרת על ידי רשויות המס בארץ.
פתרון מושלם לכל העסקים
ניהול נכון וחוקי של העסק מבטיח סדר וארגון, חוסך עלויות ומונע סיבוכים מיותרים עם רשויות המס ומערכת המשפט. מאחר וניהול עסק מחייב את הבעלים להתמודד עם ביורוקרטיה מתישה ומורכבת, זמן רב מתבזבז על משימות ניהול כמו מילוי ושליחת חשבוניות וקבלות בגין כל עסקה, דיווח לרשויות המס, פגישות עם רואה החשבון וניהול לקוחות וספקים.
לכן, כדאי לבחור תוכנה להנהלת חשבונות המתאימה לכל סוגי העסקים באמצעותה ניתן להפיק מסמכים שונים כמו חשבונית עסקה, חשבונית מס, קבלה ודוחות רלוונטיים שונים. בעזרת תוכנה מתקדמת בעל העסק שומר על סדר וארגון, בלי להתמודד עם ערימות של נייר, וחשוב לדעת כי השימוש בתוכנה מתאים לכל אחד ואחת, כיוון שזו תוכנה ידידותית למשתמש, וכך העסק יכול לחסוך זמן יקר, משאבים רבים כמו כוח אדם, נייר, דפוס, דיו וכדומה. בנוסף, חוסכים אלפי שקלים לרואה חשבון, כיוון שבעל העסק מנהל בעצמו את רישום התנועות בעסק.
חיסכון משמעותי בעלויות
כל עסק מעוניין להתייעל, לשפר את הרווחיות, לצמוח ולחסוך עלויות ומשאבים. לכן, חשוב להבין מהם היתרונות של תוכנה באינטרנט להנהלת חשבונות, וכיצד העסק מרוויח מכך. היתרונות העיקריים לתוכנה באינטרנט הם:
- זמינות מלאה מסביב לשעון.
- אפשר להשתמש בתוכנה מכל מקום ומכל מכשיר.
- הפקת חשבוניות וקבלות דיגיטליות חוסכת את הוצאות הדפוס, וגם אין צורך ללכת לדואר ולרכוש מעטפות ובולים.
- התוכנה מצוידת בממשק ידידותי למשתמש וכל אחד יכול ללמוד כיצד לתפעל אותה, ללא צורך בקורס הנהלת חשבונות.
- אין צורך להקצות כוח אדם לתפעול התכונה.
- הלקוח מקבל את המסמכים במייל.
- תיעוד התנועות בעסק בהתאם לדרישות החוק.
- העסק זוכה לתדמית ירוקה ומצטייר בעיני הלקוחות גם כעסק חדשני.
לתוכנה להנהלת חשבונות יש יתרונות נוספים לעסק, באמצעות התוכנה המתקדמת אפשר להפיק דוחות חשובים לניהול תקין ויעיל של העסק, לדוגמה דוחות מע"מ, דוח מקדמות, תלושי שכר וכדומה. ראוי לציין כי עלות שירותי הנהלת החשבונות באינטרנט זולה משמעותית בהשוואה לתשלום הנדרש על ידי רואי חשבון, לכן העסק זוכה ליתרונות רבים ומשפר את ביצועיו.
